Cách đăng ký thẻ cư trú tại Nhật Bản: Những giấy tờ cần chuẩn bị
Không phải ai mới đến Nhật cũng hiểu rõ quy trình giấy tờ cần thiết để sinh sống hợp pháp tại đây. Trong số đó, cách đăng ký thẻ cư trú tại Nhật Bản là thủ tục bắt buộc và quan trọng với người nước ngoài. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được các bước cần thiết, hồ sơ liên quan và những lưu ý để hoàn tất thủ tục đúng hạn, đúng quy định.
Cách đăng ký thẻ cư trú tại Nhật Bản là gì?
Thẻ cư trú (Zairyu Card) là loại giấy tờ pháp lý chứng minh tình trạng lưu trú hợp pháp của người nước ngoài tại Nhật Bản. Trên thẻ ghi rõ họ tên, ngày sinh, quốc tịch, loại tư cách lưu trú, thời hạn cư trú và địa chỉ đăng ký. Đây là căn cứ để thực hiện các thủ tục như thuê nhà, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng lao động hay bảo hiểm y tế.
Thẻ cư trú được cấp khi người nước ngoài lưu trú tại Nhật trên 90 ngày, và có thể nhận ngay tại sân bay nhập cảnh hoặc tại các cơ quan hành chính sau khi ổn định nơi ở. Việc sở hữu và quản lý thẻ cư trú đúng quy định là nghĩa vụ bắt buộc, giúp đảm bảo quyền lợi pháp lý và hạn chế rủi ro khi sinh sống tại Nhật.
Đối tượng bắt buộc đăng ký và thời điểm thực hiện
Mọi người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản trên 90 ngày đều bắt buộc phải đăng ký thẻ cư trú. Nhóm đối tượng bao gồm: du học sinh, thực tập sinh kỹ năng, lao động kỹ thuật cao, kỹ năng đặc định, người phụ thuộc gia đình, người kết hôn với công dân Nhật, và cá nhân định cư dài hạn.
Ngay sau khi nhập cảnh tại sân bay, những người thuộc diện cư trú dài hạn sẽ được cấp thẻ cư trú tạm thời. Sau khi chuyển về nơi ở chính thức, trong vòng 14 ngày, người sở hữu thẻ phải đến chính quyền địa phương (Shiyakusho hoặc Kuyakusho) để đăng ký địa chỉ cư trú.
Ngoài ra, khi có bất kỳ thay đổi nào như chuyển nhà, đổi tên, quốc tịch, tình trạng hôn nhân hoặc tư cách lưu trú, người nước ngoài cũng cần thực hiện khai báo và cập nhật lại thẻ trong thời hạn quy định. Việc gia hạn nên được thực hiện trước khi thẻ hết hạn ít nhất 1–2 tháng để tránh rủi ro cư trú bất hợp pháp.
Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thẻ cư trú
Tùy từng trường hợp cụ thể như đăng ký mới, gia hạn hay thay đổi thông tin, hồ sơ làm thẻ cư trú sẽ có sự khác biệt. Với người mới nhập cảnh, cần chuẩn bị hộ chiếu còn hiệu lực, visa phù hợp, ảnh thẻ kích thước 4cm × 3cm (nếu nhận thẻ sau khi nhập cảnh) và tờ khai thông tin cư trú để nộp tại cơ quan hành chính địa phương.
Nếu thay đổi địa chỉ, người cư trú phải mang theo thẻ cư trú hiện tại và giấy xác nhận nơi ở mới do địa phương cấp. Trường hợp thay đổi tình trạng hôn nhân, tên, hoặc quốc tịch, cần nộp thêm giấy tờ chứng minh như giấy kết hôn, giấy khai sinh, hoặc hộ chiếu mới.
Khi xin gia hạn thẻ cư trú, cần chuẩn bị đơn xin gia hạn, ảnh thẻ mới, thẻ cư trú hiện tại, hộ chiếu và các giấy tờ chứng minh lý do tiếp tục lưu trú như hợp đồng lao động, thư xác nhận từ trường học hoặc bảng lương. Chuẩn bị đầy đủ và chính xác giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và tránh bị trả hồ sơ.
Quy trình đăng ký và xử lý hồ sơ thẻ cư trú
Nếu nhận thẻ ngay tại sân bay, quy trình cấp sẽ diễn ra sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh. Tuy nhiên, trường hợp chưa nhận thẻ tại sân bay, người nước ngoài cần đến cơ quan hành chính địa phương (Shiyakusho hoặc Kuyakusho) nơi cư trú để đăng ký địa chỉ trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến.
Tại đây, nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, nhập thông tin và in vào mặt sau của thẻ cư trú địa chỉ mới đăng ký. Nếu có thay đổi liên quan đến nội dung trên thẻ, người dân cần đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh gần nhất để cập nhật. Hồ sơ sẽ được xét duyệt và xử lý trong thời gian trung bình từ 1 đến 3 tuần, tùy vào khu vực và loại thủ tục.
Đối với thủ tục gia hạn, người đăng ký nên nộp hồ sơ sớm trước ngày hết hạn và theo dõi kết quả qua phiếu hẹn hoặc hệ thống tra cứu trực tuyến nếu có. Quá trình xử lý sẽ nhanh hơn nếu hồ sơ đầy đủ, rõ ràng và không có sai sót.
Gia hạn và thay đổi thông tin trên thẻ cư trú
Người nước ngoài cần gia hạn thẻ cư trú khi sắp hết hạn hoặc khi có thay đổi thông tin cá nhân như địa chỉ, tình trạng hôn nhân, quốc tịch hoặc tư cách lưu trú. Việc gia hạn nên được thực hiện trước ngày hết hạn ít nhất 1–2 tháng tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nơi gần nhất.
Hồ sơ gia hạn bao gồm: đơn xin gia hạn, ảnh thẻ mới, hộ chiếu còn hiệu lực, thẻ cư trú hiện tại và giấy tờ chứng minh mục đích tiếp tục lưu trú như hợp đồng lao động, xác nhận đang học, hoặc bảng lương. Trường hợp đổi địa chỉ, cần nộp giấy xác nhận nơi ở mới từ chính quyền địa phương.
Mọi thay đổi thông tin phải được thông báo trong vòng 14 ngày kể từ khi phát sinh. Nếu không tuân thủ, người cư trú có thể bị cảnh cáo, phạt hành chính hoặc bị ảnh hưởng đến tư cách lưu trú. Do đó, nên chủ động theo dõi hạn thẻ và cập nhật thông tin kịp thời để đảm bảo cư trú hợp pháp.
Những lưu ý và lỗi thường gặp khi làm thẻ cư trú
Một trong những lỗi phổ biến nhất là không khai báo kịp thời khi thay đổi địa chỉ, dẫn đến vi phạm quy định cư trú. Ngoài ra, nhiều người nộp hồ sơ thiếu giấy tờ, khai sai thông tin hoặc để thẻ hết hạn mới làm thủ tục gia hạn, gây ảnh hưởng đến tình trạng lưu trú.
Trường hợp thẻ bị mất, người cư trú cần khai báo và xin cấp lại tại Cục Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày. Nếu không báo kịp thời, có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn khi làm các thủ tục khác như mở tài khoản ngân hàng, gia hạn hợp đồng lao động.
Người nước ngoài nên thường xuyên kiểm tra thời hạn thẻ, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và chụp lại thẻ cư trú phòng trường hợp khẩn cấp. Đồng thời, cần lưu ý rằng mọi thông tin cá nhân phải nhất quán giữa thẻ cư trú, hộ chiếu và giấy tờ liên quan để tránh bị từ chối thủ tục.
Câu hỏi thường gặp về cách đăng ký thẻ cư trú tại Nhật Bản
Tôi có thể nhờ người khác đi nộp hồ sơ đăng ký thẻ cư trú thay không?
Không. Người đăng ký thẻ cư trú bắt buộc phải trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục, vì cần xác nhận thông tin và ký tên.
Nếu tôi chuyển tỉnh, có cần đổi lại thẻ cư trú không?
Không cần đổi thẻ, nhưng bạn phải đến cơ quan hành chính nơi ở mới để cập nhật địa chỉ trên mặt sau thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến.
Làm thẻ cư trú có mất phí không?
Thủ tục đăng ký mới và cập nhật thông tin không mất phí. Tuy nhiên, nếu xin cấp lại do mất hoặc hỏng thẻ, bạn có thể phải nộp một khoản lệ phí nhỏ (khoảng 1.000 yên).
Việc nắm rõ cách đăng ký thẻ cư trú tại Nhật Bản giúp bạn chủ động thực hiện thủ tục hành chính, duy trì tình trạng lưu trú hợp pháp và hạn chế rủi ro khi sống tại nước ngoài. Thẻ cư trú không chỉ là giấy tờ pháp lý, mà còn là chìa khóa để tiếp cận các dịch vụ quan trọng. Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin và thời hạn thẻ để có trải nghiệm ổn định, an toàn tại Nhật Bản.
Nhân Trí